Mit der elektronischen Signatur unterzeichnen Unternehmen Verträge einfach, sicher und rechtsgültig, ganz ohne Papierkram. Ob Mietverträge, Angebote oder Kundenvereinbarungen: Die digitale Unterschrift ermöglicht schnelle Prozesse, spart Ressourcen und sorgt für ein erstklassiges Nutzererlebnis.
Elektronische Signatur: Das Wichtigste in Kürze
- Definition: Die elektronische Signatur ist eine digitale, rechtssichere Alternative zur handschriftlichen Unterschrift.
- Signaturarten: Es gibt 3 gesetzlich definierte Standards: EES, FES und QES mit jeweils unterschiedlicher Beweiskraft.
- QES: Die qualifizierte elektronische Signatur ist der handschriftlichen Signatur rechtlich gleichgestellt.
- Effizienz: Elektronisches Signieren spart Zeit, senkt Kosten und reduziert Papierverbrauch.
- Einsatzbereiche: Von HR und Vertrieb bis hin zu stark regulierten Branchen wie Versicherungen oder Kanzleien.
Was ist eine elektronische Signatur?
Eine elektronische Signatur besteht technisch nicht aus einem sichtbaren Schriftzug. Sie ist eine elektronische Verknüpfung von Daten, die sich einer Person zuordnen lässt. So lässt sich nachweisen, wer ein Dokument unterschrieben hat, wann die Unterschrift gesetzt wurde und ob sich der Inhalt danach verändert hat.
Die Art dieser Signatur und ihr rechtlicher Stellenwert richten sich nach dem verwendeten Standard:
Elektronische Signatur vs. elektronische Unterschrift
Die Begriffe elektronische Signatur und elektronische Unterschrift werden im Alltag oft synonym verwendet, rechtlich ist das jedoch nicht ganz korrekt. Die elektronische Signatur ist ein juristisch definierter Begriff, der die digitale Willensbekundung beschreibt. Sie kann, muss aber nicht zwingend einem sichtbaren Unterschriftsbild entsprechen.
Doch was ist eine elektronische Unterschrift? Sie bezeichnet häufig nur eine eingescannte oder mit dem Finger gezeichnete Unterschrift auf einem digitalen Gerät. Diese Form ist zwar bequem, bietet aber kaum Beweiskraft.
Welcher E-Signatur-Standard passt zu welchem Dokument?
Der passende E-Signatur-Standard hängt vom Dokument, vom Risiko und von gesetzlichen Vorgaben ab. Prüfen Sie deshalb zuerst, ob ein Gesetz eine bestimmte Form verlangt. Danach können Sie entscheiden, ob EES, FES oder QES für Ihr Dokument am besten geeignet ist.
Hinweis: Wenn Sie unsicher sind, welcher Standard passt, prüfen Sie zuerst die gesetzliche Formvorgabe. Danach zählen Risiko, interne Vorgaben und gewünschte Beweiskraft.
Warum lohnt sich die Umstellung auf digitales Signieren?
Elektronisches Signieren beschleunigt Prozesse, senkt Ihre Kosten und hilft Ihnen gleichzeitig, die Anforderungen an Datenschutz und Rechtssicherheit zu erfüllen.
Der administrative Aufwand in Unternehmen ist hoch. Verträge müssen erstellt, ausgedruckt, versendet, unterschrieben, gescannt und archiviert werden. Elektronische Signaturen eliminieren viele dieser Schritte. Dokumente können sofort verschickt und rechtskräftig unterzeichnet werden. Das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern auch Ressourcen; Stichwort Nachhaltigkeit.
Wir haben Skribble unternehmensweit eingeführt und verfügen nun über eine benutzerfreundliche und sichere Plattform für elektronische Signaturen, die unsere Arbeitsabläufe erheblich vereinfacht. Dank Skribble konnten wir die Bearbeitungszeiten in verschiedenen Fachbereichen deutlich verkürzen.
Christian Obrecht, Head of Human Resources, Aveniq
Hinzu kommt: Die Erwartungshaltung von Kunden, Mitarbeitenden und Partnern hat sich geändert. Wer heute digital abschliesst, erwartet durchgängig digitale Prozesse. Und da gehört eben auch die Unterschrift dazu.
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10x schneller abschliessen
Unterschreiben Sie mit wenigen Klicks jedes Dokument in nur 3 statt wie bisher 30 Minuten.
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Kosten um 90 % reduzieren
Sie sparen 34 € pro e-signiertem Dokument und senken Ihre Kosten ab der ersten Signatur.
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Effizienter arbeiten
Kunden, Mitarbeitende und Partner freuen sich über zeitsparende Prozesse ohne Medienbrüche.
Die E-Signatur für DACH: Einfach, zertifiziert, integriert, lokal.
Wie funktioniert die elektronische Signatur?
Mit Skribble gelingt digitales Signieren in wenigen, intuitiven Schritten, ganz ohne technisches Vorwissen oder zusätzliche Softwareinstallation. So einfach erstellen Sie elektronische Signaturen mit Skribble:
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Dokument wählen
PDF hochladen oder Skribble direkt in Ihre vorhandene Software einbinden.
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Personen festlegen
Einfach angeben, wer unterschreibt: intern, extern oder gemeinsam im Team.
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Digital unterschreiben
Per Klick unterzeichnen: auf Smartphone, Tablet oder PC, jederzeit und überall.
Dass ein einfacher Einstieg wichtig ist, zeigt auch der E-Signing-Report: 84 % der Nutzenden bewerten die Benutzerfreundlichkeit einer E-Signatur-Lösung als sehr wichtig. Gleichzeitig konnten 42 % E-Signing innerhalb eines Tages einführen, weitere 36 % innerhalb von ein bis drei Tagen.
In welchen Bereichen wird die E-Signatur typischerweise eingesetzt?
Digitale Unterschriften sind in nahezu allen Branchen einsetzbar. Besonders stark verbreitet sind sie in folgenden Bereichen:
- Versicherungen: Schadenmeldungen, Policen, Kundenvereinbarungen, Maklerverträge
- Immobilien: Mietverträge, Übergabeprotokolle, Reservierungen, Maklervereinbarungen
- Anwaltskanzleien & Steuerberatung: Vollmachten, Mandatsvereinbarungen, Schriftsätze, Vertraulichkeitserklärungen
- Vertrieb: Angebote, Verkaufsverträge, Rahmenvereinbarungen
- Einkauf: Bestellungen, Lieferantenverträge, NDA-Formulare
- HR: Arbeitsverträge, Onboarding-Dokumente, Homeoffice-Vereinbarungen, Zusatzvereinbarungen
Wichtig: Je nach Dokumententyp kann ein anderer Signaturstandard erforderlich sein. Für einfache interne Dokumente reicht meist die EES, bei Arbeitsverträgen empfiehlt sich die FES, bei Verträgen mit gesetzlicher Schriftformpflicht ist die QES erforderlich.
In unserem Leitfaden erfahren Sie detailliert, bei welchem Dokument welcher Signaturstandard gültig ist.
Darum entscheiden sich Unternehmen für Skribble
Skribble bietet Unternehmen eine rechtssichere und intuitive Lösung zum digitalen Signieren inklusive aller drei E-Signatur-Standards (EES, FES, QES) aus einer Hand. Für die QES ist keine separate Partnerschaft mit Drittanbietern nötig.
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Alle Standards in einem Tool
Sie wählen je nach Dokument zwischen EES, FES und QES.
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Hosting in der Schweiz und Deutschland
Ihre Dokumente liegen in DSGVO-konformen Rechenzentren.
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Sichere Nachweise
Jede Aktion wird protokolliert und zehn Jahre als Beleg gespeichert.
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Online nutzbar
Sie signieren direkt im Browser, auch mobil oder auf Wunsch per API.
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Passend für bestehende Abläufe
Skribble lässt sich mit Microsoft 365, Google Drive, SAP, Salesforce, Abacus und weiteren Systemen verbinden.
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Persönlicher Support
Unser Team begleitet Sie bei Fragen rund um Setup, Prozesse und Nutzung.
Die Identifikation erfolgt online per Video- oder Bank-Ident. Alle Komponenten sind integriert, ein Systemwechsel ist nicht erforderlich. Die Daten werden DSGVO-konform in deutschen und Schweizer Rechenzentren gespeichert.
Skribble funktioniert direkt im Browser, lässt sich bei Bedarf aber auch unkompliziert per API integrieren.
Jetzt mit der elektronischen Signatur Zeit und Kosten sparen
Handschriftliche Unterschriften verursachen oft mehrere kleine Schritte: ausdrucken, unterschreiben, scannen, versenden, prüfen und ablegen. Jeder Schritt kostet Zeit. Bei vielen Dokumenten summiert sich dieser Aufwand schnell.
Das wollen wir bei Skribble ändern, denn: Die elektronische Signatur bietet eine Alternative, die genauso rechtsgültig und sicher ist, dafür aber viel praktischer, günstiger und nachhaltiger.
Skribble funktioniert einfach. Die Lösung ist verständlich, der Support reagiert schnell und digitales Signieren ist bei uns heute globaler Standard.
Marc Lischer, IT System Engineer, Belimo Automation AG
Unternehmen, die auf die elektronische Unterschrift umsteigen, können Kosten und Zeit sparen und kommen gleichzeitig ihren Nachhaltigkeitszielen ein Stück näher. Wenn das keine Win-win-Situation ist!
Sie möchten Skribble ausprobieren? Starten Sie gleich Ihre kostenlose Testphase.
Elektronische Signatur – Häufige Fragen und Antworten
Die Kosten hängen vom Anbieter, Umfang und gewähltem Signaturstandard ab. Bei Skribble gibt es unterschiedliche Preispläne, die an Ihre Bedürfnisse angepasst sind. Die einfache elektronische Signatur ist meist günstiger als eine qualifizierte Signatur, die mehr rechtliche Anforderungen erfüllt.
Eine E-Signatur muss nicht wie eine handschriftliche Unterschrift aussehen. Rechtlich zählt vor allem die technische Verknüpfung mit dem Dokument und der Nachweis zur unterzeichnenden Person. Ein sichtbares Unterschriftsfeld kann zusätzlich erscheinen, ist aber nicht der Kern der elektronischen Signatur.
Ein PDF kann elektronisch signiert werden, indem es über eine E-Signatur-Plattform hochgeladen wird. Je nach gewähltem Standard erfolgt die Signatur per Klick, oft nach Identifikation. Die Signatur wird direkt im Dokument gespeichert und ist prüfbar.
Eine eingescannte Unterschrift gilt rein rechtlich als einfache elektronische Signatur (EES), bietet aber nur sehr geringe Beweiskraft, weil Identität und Dokumentenschutz schwächer nachweisbar sind. Sie ist nur dann sinnvoll, wenn keine rechtliche Formvorgabe besteht und kein hohes Haftungsrisiko vorliegt.
Eine elektronische Signatur sollte nicht nur ausgedruckt geprüft werden. Beim Ausdruck gehen technische Nachweise verloren, etwa Informationen zur Identität und zum Schutz vor nachträglichen Änderungen. Für Prüfungen brauchen Sie deshalb die elektronische Datei.
Eine E-Signatur ist eine elektronische Unterschrift, mit der Sie Dokumente online unterschreiben können. Sie ersetzt die handschriftliche Unterschrift in vielen Fällen und macht Verträge, Vereinbarungen oder Formulare schneller nutzbar. Der Begriff wird oft gleich verwendet wie digitale Signatur, auch wenn es rechtlich je nach Verfahren Unterschiede geben kann.
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