Unterschied: fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur

FES oder QES? Diese Frage entscheidet oft darüber, ob ein Dokument nur schnell unterschrieben ist oder auch die nötige Beweiskraft für den Ernstfall bietet. Beide Standards machen elektronische Unterschriften sicherer, unterscheiden sich aber bei Identifikation, Nachweis und rechtlicher Wirkung.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signatur sowie der einfachen E-Signatur bestehen hinsichtlich Beweiskraft und Rechtsgültigkeit.

Fortgeschrittene vs. qualifizierte elektronische Signatur: Das Wichtigste in Kürze

• Das Gesetz unterscheidet zwischen drei E-Signatur-Standards: einfache elektronische Signatur (EES), fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und qualifizierte elektronische Signatur (QES)
• Wann welcher E-Signatur-Standard zum Einsatz kommt, hängt vom Einsatzgebiet und den gesetzlichen Vorgaben ab. 
• Die größten Unterschiede zwischen FES und QES bestehen hinsichtlich ihrer Beweiskraft und Rechtsgültigkeit.

Die drei E-Signatur-Standards: EES, FES, QES

Das Schweizer und EU-Gesetz unterscheidet zwischen drei Standards der elektronischen Signatur: einfach (EES), fortgeschritten (FES) und qualifiziert (QES). Die E-Signatur-Standards variieren hinsichtlich Einsatzgebiet und gesetzlichen Vorgaben. 

1. Einfache elektronische Signatur (EES): Die EES ist die Ein-Klick-Lösung für Alltagsdokumente. Sie kommt zum Einsatz, wenn keine gesetzlichen Vorgaben vorliegen und es möglichst unkompliziert laufen soll. 
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Die FES ist der Signatur-Standard für sicheres Unterschreiben. Sie kommt, wie die EES, bei Verträgen zum Einsatz, bei denen das Gesetz keine spezielle Form vorschreibt. 
3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Die QES ist die Rundum-Sorglos-Signatur für höchste Ansprüche. Sie kommt zum Einsatz, wenn Sie sich maximal absichern möchten oder das Gesetz die Schriftform verlangt.

Was sind die größten Unterschiede zwischen FES und QES?

FES und QES unterscheiden sich vor allem bei der Beweiskraft und bei der rechtlichen Wirkung, wenn ein Gesetz die Schriftform verlangt. Beweiskraft meint, wie gut sich eine Unterschrift im Streitfall belegen lässt. Rechtsgültigkeit meint, wann ein Dokument die gesetzlich geforderte Form erfüllt.

Die QES bietet die höchste Beweiskraft und erfüllt die Schriftform in Deutschland nach eIDAS und BGB. In der Schweiz gilt sie nach ZertES ebenfalls als Pendant zur handschriftlichen Unterschrift.

Auch in der Praxis nutzen Teams alle drei Standards: Laut Skribble E-Signing-Report verteilen sich die Signaturen auf 35 % EES, 30 % FES und 35 % QES. Das zeigt: Der passende Standard hängt stark vom jeweiligen Dokument ab.

Woran erkennt man eine FES bzw. QES?

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) bzw. eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) wird oft im Signaturbereich des Dokuments angezeigt. Rein optisch ist es jedoch nicht möglich, den genauen Standard der elektronischen Signatur zu erkennen.

Prüfen Sie deshalb nicht nur das sichtbare Feld im PDF, sondern auch den technischen Nachweis. Dafür können Sie einen Signaturvalidator nutzen.

• Sichtbares Feld prüfen: Im PDF steht oft, wer unterschrieben hat und wann die Unterschrift gesetzt wurde.
• Technischen Nachweis prüfen: Ein Validator zeigt, welcher Standard genutzt wurde und ob das Dokument nachträglich verändert wurde.
• Nachweis ablegen: Speichern Sie das geprüfte Dokument samt Protokoll dort, wo Sie auch die Vertragsakte führen.

Brauche ich die fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur?

Die Wahl zwischen FES und QES hängt vom Dokument, vom Risiko und von gesetzlichen Formvorgaben ab. Gilt für ein Dokument die Schriftform, brauchen Sie in der Regel die QES. Fehlt eine solche Vorgabe, reicht oft eine FES.

Typische Dokumente ohne Schriftform können oft mit FES unterschrieben werden, etwa Bestellungen, Angebote oder viele Kaufverträge. Bei Dokumenten mit Schriftform, bei streng geregelten Vorgängen oder bei hohem Streitwert ist die QES meist die sichere Wahl.

Welche rechtlichen Unterschiede gibt es zwischen FES und QES?

Der Unterschied zwischen fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signatur liegt grundsätzlich in den rechtlichen Anforderungen, die durch die europäische eIDAS-Verordnung und das Schweizer Bundesgesetz ZertES festgelegt sind.

Sowohl bei der FES als auch bei der QES müssen die Signaturen eindeutig dem Unterzeichnenden zugeordnet sein. Es ist also eine Form der Identifikation erforderlich. Bei der FES wird die Identität des Signierenden z. B. mit der Mobiltelefonnummer nachgewiesen; bei der QES funktioniert die Identifikation über einen Video-Call oder persönlich vor Ort. Zudem ist bei FES und QES eine nachträgliche Veränderung im Dokument erkennbar.

Die QES erfüllt zusätzliche Anforderungen und ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt, was ihr im Streitfall vor Gericht mehr Beweiskraft verleiht. Sie ist daher für rechtlich bindende Transaktionen geeignet. Fortgeschrittene E-Signaturen bieten weniger rechtliche Sicherheit, sind aber einfacher zu implementieren und zu verwenden.

Welche technischen Unterschiede gibt es zwischen FES und QES?

Ein wichtiger Unterschied zwischen fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signatur (FES und QES) ist die technische Umsetzung der rechtlichen Anforderungen. Bei der FES sind E-Signatur-Anbieter wie Skribble in der technischen Ausgestaltung relativ frei, wobei oft eine asymmetrische Kryptographie und eine Public-Key-Infrastructure (PKI) verwendet werden.

Im Gegensatz dazu unterliegt die QES genauen rechtlichen und technischen Anforderungen. Sie benötigt ein digitales Zertifikat. Dieses ist bei einem entsprechenden Anbieter, z. B. Skribble, erhältlich und muss bestimmte Anforderungen erfüllen. Die Identifizierung des Signierenden ist zwingend erforderlich.

Wie erstellen Sie FES und QES bei Skribble?

Hinsichtlich der Erstellung ist der Unterschied zwischen der fortgeschrittenen und der qualifizierten elektronischen Signatur in Skribble nicht groß. Der Einstieg gelingt meist schnell: Laut Skribble E-Signing-Report konnten 42 % der Nutzenden E-Signing innerhalb eines Tages einführen, weitere 36 % innerhalb von ein bis drei Tagen.

Die Erstellung erfolgt Schritt für Schritt wie folgt:

1. Konto erstellen: Im ersten Schritt registrieren Sie sich bei Skribble und erstellen ein Konto.

2. Identität prüfen: Im zweiten Schritt müssen Sie sich identifizieren, damit sich Ihre Signatur später eindeutig zu Ihrer Person zuordnen lässt. 

• Prozess für das Signieren mit QES: Sie können dies z. B. bequem per Video-Call oder persönlich vor Ort durchführen. Mit dieser einmaligen Identifikation lässt sich die QES freischalten und gilt dann für alle weiteren Signaturvorgänge.
• Prozess für das Signieren mit FES: Die Identifizierung für eine FES ist zum Beispiel einfach über eine Mobiltelefonnummer möglich. Sie müssen dazu lediglich mittels SMS-Code bestätigen, dass Sie Zugriff auf die entsprechende Nummer haben. 

3. Dokument hochladen: Sobald die Identitätsprüfung erfolgreich abgeschlossen ist, können Sie das zu unterzeichnende Dokument auf unsere E-Signing-Plattform hochladen. Alternativ können Sie Skribble auch mittels API-Schnittstelle in Ihre Systeme (z. B. Microsoft OneDrive) einbinden und dann direkt aus Ihrer IT-Umgebung heraus signieren. 

4. Signierende und Beweiskraft definieren: Bestimmen Sie, wer das Dokument signiert: Sie allein oder mehrere Personen? Wählen Sie unter Beweiskraft „Hoch“ für die fortgeschrittene E-Signatur und “Maximal” für die qualifizierte E-Signatur. Klicken Sie auf „Weiter“.

5. Signierende einladen: Wählen Sie, wer das Dokument signiert: Sie allein, andere Personen oder Sie gemeinsam mit anderen? Geben Sie die E-Mail-Adressen aller Signierenden ein, um eine Signatur-Einladung zu verschicken. 

6. Signieren auf Knopfdruck: Falls Sie selber unterschreiben, fehlen jetzt nur noch ein paar Klicks. Klicken Sie auf „Dokument signieren“ und dann auf „Jetzt signieren“ und geben Sie zur Bestätigung allenfalls den SMS-Code ein. Schon haben Sie signiert. Falls weitere Personen signieren müssen, erhalten diese jetzt eine Signatur-Einladung per E-Mail. 

7. PDF downloaden: Sobald alle Signierenden erfolgreich signiert haben, ist der Vorgang abgeschlossen. Sie können nun das mit allen erforderlichen QES-Signaturen versehene Dokument herunterladen.

Jetzt passenden E-Signatur-Standard wählen und sicher unterschreiben

FES und QES erfüllen unterschiedliche Zwecke. Für viele Verträge ohne gesetzliche Schriftform reicht die FES aus, weil sie die Unterschrift einer Person zuordnet und spätere Änderungen am Dokument erkennbar macht. Wenn ein Gesetz Schriftform verlangt oder Sie den stärksten Nachweis wünschen, ist die QES die passende Wahl.

Prüfen Sie vor der Unterschrift drei Punkte:

• Formvorgabe: Verlangt das Gesetz Schriftform, brauchen Sie in der Regel eine QES.
• Risiko: Je wichtiger der Vertrag ist, desto eher lohnt sich ein stärkerer Nachweis.
• Interne Regeln: Viele Organisationen legen fest, welcher Standard für welche Dokumente gilt.

Viele Teams möchten nach der Umstellung nicht mehr zurück: 70 % der Nutzenden können sich ihren Arbeitsalltag ohne E-Signatur nicht mehr vorstellen. 81 % halten es zudem für wahrscheinlich, dass die E-Signatur weltweit die handschriftliche Unterschrift ablösen wird.

Fortgeschrittene vs. qualifizierte elektronische Signatur: Häufige Fragen und Antworten

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