HR-Abteilung

Ja, Arbeitsverträge sind grundsätzlich formfrei und können daher elektronisch unterzeichnet werden. In bestimmten Fällen, etwa bei einigen befristeten Arbeitsverträgen, schreibt das Gesetz jedoch die Schriftform vor. Diese lässt sich durch eine qualifizierte elektronische Signatur nach eIDAS erfüllen. Sie sollten daher vorab prüfen, welche Form für Ihr konkretes HR-Dokument erforderlich ist.

Das hängt vom jeweiligen Dokument ab. Für interne Freigaben oder Empfangsbestätigungen genügt oft eine einfache elektronische Signatur. Bei Arbeitsverträgen oder Vertragsänderungen kommt häufig eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur zum Einsatz. Mit Skribble stehen Ihnen alle drei Varianten in einem Tool zur Verfügung, sodass Sie je nach HR-Fall passend wählen können.

Sie laden Bewerbende per E-Mail zur Unterzeichnung ein und legen bei Bedarf eine feste Reihenfolge fest. Die eingeladene Person öffnet das Dokument über einen sicheren Link und unterschreibt direkt im Browser oder auf dem Smartphone. Eine Registrierung oder ein eigenes Konto ist nicht erforderlich. Jede Aktion wird dabei nachvollziehbar protokolliert.

Skribble dokumentiert jede Signatur mit einem manipulationssicheren Prüfprotokoll. Diese Nachweise werden zehn Jahre gespeichert und können bei Bedarf als Beleg dienen. Die Daten liegen in Rechenzentren in Deutschland oder der Schweiz. Sie unterliegen damit den Vorgaben der DSGVO und des Schweizer Datenschutzgesetzes.

Sie können direkt im Browser starten, ohne Software zu installieren. Nach der Registrierung richten Sie Ihre ersten Signaturprozesse in wenigen Minuten ein. Auch externe Personen lassen sich sofort einbinden. Eine 14-tägige Testphase ermöglicht es Ihrem HR-Team, alle Funktionen mit echten Dokumenten zu prüfen.

Das Gesetz unterscheidet die einfache elektronische Signatur (EES), die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Diese 3 Signatur-Standards haben unterschiedliche Beweiskraft und werden eingesetzt, um unterschiedliche Dokumente zu signieren.