Dokumente digital unterschreiben: So gehen Sie vor

Sie möchten ein Dokument digital unterschreiben? Hier erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen: Wir zeigen Ihnen verschiedene Wege, um ein Dokument digital zu signieren, und erklären Ihnen, wann digitale Unterschriften rechtsgültig sind. Am Schluss liefern wir Ihnen eine praktische Entscheidungshilfe, um die richtige Art der digitalen Unterschrift zu wählen.

Dokumente digital unterschreiben: Das Wichtigste in Kürze

• Es gibt drei Standards für digitale Unterschriften: einfache elektronische Signatur, fortgeschrittene elektronische Signatur und qualifizierte elektronische Signatur.
• Eine einfache elektronische Signatur kann durch das Einscannen oder Zeichnen einer Unterschrift und das Einfügen in ein Dokument erstellt werden.
• Für fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen ist ein digitales Zertifikat erforderlich, das die Identität des Unterzeichners sicherstellt.
• Die Rechtsgültigkeit der digitalen Unterschrift hängt vom gewählten Standard und den spezifischen rechtlichen Anforderungen des Dokuments ab.

Wie kann ich Dokumente digital unterschreiben?

Vorab: Es gibt verschiedene Arten der digitalen Unterschrift, die sogenannten E-Signatur-Standards. Dazu zählen:

• die einfache elektronische Signatur (EES)
• die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
• die qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Wann Sie welchen E-Signatur-Standard brauchen, erfahren Sie hier. Sie können eine Unterschrift als Bild einfügen, ein PDF am Mac unterschreiben oder eine elektronische Signatur mit digitalem Zertifikat nutzen. Welcher Weg passt, hängt vom Dokument, vom Risiko und von der rechtlichen Vorgabe ab.

PDF-Dokument elektronisch unterschreiben

Wenn Sie ein PDF-Dokument unterschreiben wollen, können Sie z. B. ein Bild Ihrer Unterschrift einfügen. Diese Art von Unterschrift ist eine sogenannte  einfache elektronische Signatur. Sie können dazu den Adobe Acrobat Reader verwenden. 

Und so gehen Sie vor:

A) Unterschrift einscannen

Zunächst müssen Sie die Unterschrift digitalisieren, indem Sie sie einscannen:

1. Unterschreiben Sie mit schwarzem Stift auf einem weißen Blatt Papier.

2. Scannen Sie das Dokument. Dafür können Sie einen Scanner nutzen oder auch Ihr Smartphone mit einer Scanner-App. Tipp: Die App „Microsoft Lens“ eignet sich gut. Einfach App installieren, die Unterschrift mit der App scannen und anschließend den Filter „Dokument“ auswählen, damit der Hintergrund weiß erscheint.  

3. Speichern Sie das Bild Ihrer Unterschrift in einem geeigneten Dateiformat (PNG oder JPG) ab.

4. Schneiden Sie das Bild auf die passende Größe zu. Tipp: Das geht z. B. mit der Windows-Fotoanzeige. Dazu einfach das Bild mit Doppelklick öffnen und dann in der Fotoanzeige auf das Symbol mit Stift klicken.

B) Bild der Unterschrift einfügen

Anschließend können Sie das Bild der Unterschrift einfügen, z. B. mit dem Adobe Acrobat Reader:

1. Öffnen Sie das PDF, das Sie unterschreiben wollen, mit dem Adobe Acrobat Reader.

2. Klicken Sie auf das Feld „Ausfüllen und unterschreiben“ in der rechten Spalte.

3. In der oberen Menüzeile wählen Sie nun „Selbst signieren“ und klicken dann auf „Unterschrift hinzufügen“.

4. Fügen Sie Ihre Unterschrift hinzu. Klicken Sie auf die Option „Bild“, wählen Sie dann die Bilddatei Ihrer Unterschrift aus und klicken Sie auf „Anwenden“.

5. Platzieren Sie Ihre Unterschrift an der passenden Stelle. Anschließend können Sie noch die Größe anpassen.

Dokument digital unterschreiben mit dem MacBook

Eine einfache elektronische Signatur auf dem MacBook zu erstellen, geht einfach und schnell. Sie können die Unterschrift dort sogar selbst zeichnen, und zwar über das Trackpad. 

1. Öffnen Sie die PDF-Datei mit der Anwendung „Vorschau“ (Rechtsklick auf die Datei > „Öffnen mit“ > „Vorschau”)
2. Klicken Sie auf „Werkzeugleiste einblenden“ (das Feld mit der Stiftspitze darauf).

1. Klicken Sie auf „Unterschreiben“ (das Feld mit dem Schriftzug darauf) und anschließend auf „Unterschrift erstellen“.

4. Wählen Sie die Option „Trackpad“.

1. Zeichnen Sie jetzt Ihre Unterschrift mit dem Finger auf dem Trackpad. 
2. Drücken Sie danach eine beliebige Taste und dann „Fertig“.
3. Klicken Sie wieder auf das Feld „Unterschreiben“ (mit dem Schriftzug darauf).
4. Nun sehen Sie Ihre Unterschrift. Klicken Sie darauf, um diese einzufügen. 
5. Verschieben Sie Ihre Unterschrift an die richtige Stelle und passen Sie die Größe an.

Dokumente signieren mit digitalem Zertifikat

Sie möchten Ihr Dokument mit der fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur unterschreiben? Dann benötigen Sie ein sogenanntes digitales Zertifikat. Damit lässt sich nachweisen, dass die Unterschrift auch wirklich von Ihnen stammt. Eine solche Unterschrift mit Zertifikat erhalten Sie von einem E-Signatur-Anbieter wie beispielsweise Skribble.

Bei Skribble geht das Unterschreiben mit digitalem Zertifikat ganz einfach in wenigen Klicks. Dass dieser einfache Einstieg zählt, zeigt auch der Skribble E-Signing-Report: 84 % der Nutzenden bewerten Benutzerfreundlichkeit als sehr wichtig. 76 % nutzen E-Signing direkt im Browser.

Vor Ihrer ersten digitalen Unterschrift müssen Sie einmalig Ihre Identität bestätigen. Das geht z. B. mit einer Mobiltelefonnummer oder Unternehmens-E-Mail (für die fortgeschrittene elektronische Signatur) oder mit Video-, Bank- oder Selbst-Identifikation (für die qualifizierte elektronische Signatur).

Ist die Unterschrift auf digitalen Dokumenten rechtsgültig?

Prinzipiell lässt sich sagen, dass die digitale Unterschrift, bis auf ganz wenige Ausnahmen, genauso gültig ist wie die handschriftliche. Trotzdem sollte man sich im Einzelfall genau informieren. Ob eine digitale Unterschrift rechtsgültig ist oder nicht, hängt von der Art des Dokuments und vom gewählten E-Signatur-Standard ab.

Rechtliche Grundlage für das digitale Signieren von Dokumenten

Die rechtliche Grundlage für digitale Unterschriften ist die eIDAS-Verordnung der europäischen Union aus dem Jahr 2016. Im Rechtskontext spricht man übrigens von „elektronischen Signaturen“. Laut eIDAS-Verordnung darf eine elektronische Signatur nicht allein deshalb als ungültig erklärt werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt:

Welche E-Signatur-Standards gibt es für die Unterschrift digitaler Dokumente?

Die eIDAS-Verordnung unterscheidet zwischen drei verschiedenen Standards der elektronischen Signatur:

• Die einfache elektronische Signatur (EES) ist der tiefste Standard. Hier gibt es keine rechtlichen Anforderungen. Eine gescannte Unterschrift kann genauso als EES gelten wie ein gezeichneter Schriftzug auf dem Tablet.
• Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) entspricht dem mittleren Standard. Sie muss dem Unterzeichnenden eindeutig zuzuordnen sein und beweisen, dass das unterzeichnete Dokument nicht nachträglich verändert wurde.
• Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist der höchste Standard. Sie muss alle Anforderungen an die FES erfüllen, außerdem gibt es strengere Vorschriften für die Identitätsprüfung und das dahinterliegende digitale Zertifikat.

Es gibt drei unterschiedliche Standards der elektronischen Signatur (Quelle: Skribble)

Um ein Dokument mit FES oder QES elektronisch zu signieren, bedarf es einer geeigneten technischen Infrastruktur. Skribble stellt Ihnen diese zur Verfügung: So können Sie ganz bequem in ein paar Klicks eine EES, eine FES oder eine QES erstellen. Sie brauchen nichts weiter als Ihren PC, Laptop oder das Smartphone.

Warum ist die Formvorschrift des Dokuments wichtig?

Die E-Signatur-Standards zu kennen ist sehr wichtig, denn: Manche Dokumente sind nur mit der qualifizierten elektronischen Signatur rechtsgültig (sofern sie digital unterschrieben werden). Die Formvorschrift entscheidet, welcher E-Signatur-Standard rechtsgültig passt. Deshalb sollten Sie vor dem Signieren prüfen, ob für das Dokument Formfreiheit, Schriftform oder ein Ausschluss der elektronischen Form gilt.

Wie wählen Sie den passenden E-Signatur-Standard beim Unterschreiben digitaler Dokumente?

Wenn Sie Dokumente bzw. Verträge digital unterschreiben, ist neben der Rechtsgültigkeit auch die Beweiskraft zu beachten. Sollte es zu einem Rechtsstreit kommen, dann hat eine QES maximale Beweiskraft. Die FES hat immer noch starke Beweiskraft, eine EES hat in der Regel eine geringere Beweiskraft.

Um den richtigen E-Signatur-Standard zu wählen, sind also zwei Fragen entscheidend:

• Rechtsgültigkeit: Welche Formvorschrift gilt für das betreffende Dokument?
• Beweiskraft: Wie hoch ist das Haftungsrisiko im Rechtsfall?

 Die nachfolgende Grafik illustriert den Entscheidungsprozess:

Der passende E-Signatur-Standard hängt von unterschiedlichen Faktoren ab (Quelle: Skribble)

Dokumente digital signieren: Welche E-Signatur brauche ich?

Einfach, fortgeschritten oder qualifiziert? Wenn Sie schnell herausfinden möchten, mit welcher E-Signatur Sie Ihre Dokumente digital signieren können, dann haben wir hier eine hilfreiche Übersicht zusammengestellt.

Im Folgenden finden Sie eine Liste der wichtigsten Dokumente in verschiedenen Bereichen und jeweils die folgenden Informationen:

• Welche E-Signatur-Standards sind rechtsgültig? Entscheidend ist hier die gesetzlich vorgegebene Formvorschrift.
• Welcher E-Signatur-Standard wird von uns unverbindlich empfohlen? Entscheidend sind hier die Formvorschrift und die mit dem Dokument verbundenen Haftungsrisiken.

Immobilien

Diese E-Signatur-Standards sind im Immobilien-Bereich rechtsgültig bzw. empfohlen (Quelle: Skribble)

Personalwesen/HR 

Diese E-Signatur-Standards sind im Personalwesen rechtsgültig bzw. empfohlen (Quelle: Skribble)

Sales

Diese E-Signatur-Standards sind im Sales rechtsgültig bzw. empfohlen (Quelle: Skribble)

Beschaffung/Einkauf

Diese E-Signatur-Standards sind im Einkauf rechtsgültig bzw. empfohlen (Quelle: Skribble)

Sonstige Dokumente online unterschreiben

Diese E-Signatur-Standards sind bei den gelisteten Dokumenttypen rechtsgültig bzw. empfohlen (Quelle: Skribble)

Jetzt mit Skribble Dokumente online unterschreiben und Kosten sparen

Mit Skribble unterschreiben Sie Dokumente online, ohne Druck, Versand, Scan und manuelle Ablage. Sie laden Ihr Dokument hoch, wählen den passenden E-Signatur-Standard und laden interne oder externe Personen zur Unterschrift ein. Sobald alle unterschrieben haben, liegt die fertige Datei mit Nachweis für Ihre Ablage bereit.

Das spart Zeit bei jedem Vertragsabschluss und macht den gesamten Ablauf übersichtlicher. Statt auf Rücksendungen, Scans oder lose PDF-Versionen zu warten, sehen Sie direkt, wer noch unterschreiben muss und welche Fassung gilt.

Auch bei den Kosten zeigt sich der Unterschied deutlich: Laut Skribble E-Signing-Report kostet eine Papier-Unterschrift im Schnitt 24 Euro. Eine E-Signatur kostet im Vergleich rund 4 Euro.

Mit Skribble nutzen Sie EES, FES und QES in einem Tool. So unterschreiben Sie einfache Dokumente, Verträge mit höherem Nachweisbedarf und Dokumente mit Schriftform über denselben Service.

Dokumente digital signieren: Häufige Fragen und Antworten

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