Kanzlei ohne Papierstapel: Wie Bratschi mit Skribble 174 Arbeitstage pro Jahr zurückgewinnt

Bratschi AG gehört mit rund 180 Mitarbeitenden an sieben Standorten zu den führenden Wirtschaftskanzleien der Schweiz. Unterschriften einzuholen war früher ein logistischer Kraftakt: drucken, physisch signieren, scannen, versenden über mehrere Städte hinweg. Als die COVID-19-Pandemie das Arbeiten im Büro über Nacht unmöglich machte, stand Bratschi vor der Qual der Wahl. Die Antwort: Skribble. Seit der Einführung skribbeln Anwältinnen, Partner und das HR-Team gemeinsam – Gerichtseingaben, Arbeitsverträge und interne Beschlüsse. Allein 2025 sparte Bratschi damit rund 45'000 Blatt Papier und über 170 Arbeitstage beziehungsweise 110'000 Franken an Arbeitszeit.

Skribble bei Bratschi: Das Wichtigste in Kürze

• Branche: Wirtschaftskanzlei
• Einsatz der E-Signatur: Alle Standorte (Basel, Bern, Genf, Lausanne, St. Gallen, Zug, Zürich)
• Typische Anwendungsfälle: Gerichtseingaben, Arbeitsverträge, interne Beschlüsse
• Signaturen pro Jahr: ca. 4000
• Eingesetzte Signatur-Standards: EES ~30%, FES ~34%, QES ~36%
• Wachstumsrate seit Einführung: +450 %, von 100 auf 550 Signaturen pro Monat

Wieso Bratschi auf die E-Signatur setzt

Die Erfolgsgeschichte beginnt mit einer Krise. Als die COVID-19-Pandemie im Frühling 2020 das Schweizer Wirtschaftsleben auf den Kopf stellte, wurden aus Büros über Nacht Homeoffices. Für eine Kanzlei mit sieben Standorten bedeutete das: Unterschriften, die sonst im selben Büro oder zwischen Büros per Post koordiniert wurden, brauchten plötzlich eine digitale Lösung. 

Den Anstoss für die Einführung gab Annalisa Cagnazzo, Leiterin Generalsekretariat, die bei Bratschi für die Einführung neuer Tools und die Schulung der Mitarbeitenden zuständig ist – eine Rolle, die sie selbst als «LegalTech Officer» beschreibt. Das Gute: Sie kannte Skribble bereits von ihrem früheren Arbeitgeber. Die Evaluationsphase, die noch vor ihrem Eintritt bei Bratschi bereits begonnen hatte, dauerte daher nur wenige Wochen. Wichtig war von Beginn an: Es musste ein Schweizer Anbieter sein. Datenschutz und die Verfügbarkeit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) nach Schweizer Recht – dem Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) – standen ganz oben auf der Anforderungsliste. Grosse internationale Anbieter konnten das zu dieser Zeit nicht garantieren. Skribble schon.

Skribble überzeugte Bratschi mit hohen Sicherheitsstandards & Usability

• Schweizer Anbieter: Datenschutz und ZertES-konforme QES von Anfang an verfügbar
• Einfache Bedienung: Signaturen von überall – auch mobil vom Smartphone aus
• Nahtlose Integration: Direkter Anschluss an Microsoft 365 und Sharepoint
• Stabilität: Zuverlässiger Betrieb ohne System-Unterbrüche im Kanzleialltag
• Lokaler Support: Deutschsprachiger Kundendienst mit hoher Fachexpertise

Wie Bratschi die E-Signatur einsetzt

Der Rollout erfolgte von Anfang an unternehmensweit, also für alle rund 180 Mitarbeitenden gleichzeitig. Nach der Vertragsunterzeichnung organisierte Bratschi interne Schulungen, um das Team über die neuen Möglichkeiten zu informieren. Eine verbindliche Richtlinie, welche Dokumente zwingend elektronisch signiert werden müssen, gab es anfangs bewusst nicht. Die Mitarbeitenden bekamen die Freiheit, die E-Signatur dort einzusetzen, wo sie für sie am meisten Sinn ergab.

Technisch läuft Skribble bei Bratschi über den Browser – inkl. SSO – sowie direkt aus dem Dokumentenmanagement-System. Dieses wurde in der Zwischenzeit von M-Files auf Microsoft 365 und SharePoint migriert. Für die Nutzenden war zentral: Sie können Dokumente direkt aus dem gewohnten DMS-Workflow heraus elektronisch signieren, ohne Medienbruch, ohne Umwege.

Heute zeichnen sich bei Bratschi drei klare Einsatzschwerpunkte der E-Signatur ab, die sich organisch aus den rechtlichen Anforderungen und dem Kanzleialltag entwickelt haben:

1. Gerichtseingaben (Prozessrecht): Qualifizierte Signatur (QES) für elektronische Eingaben bei Gerichten – eine der treibenden Kräfte für die steigende QES-Nutzung
2. HR-Dokumente: Arbeitsverträge und andere Personaldokumente – schnell und rechtssicher für alle Standorte
3. Interne Beschlüsse: Partner aus Basel, Bern, Genf und Zürich signieren gemeinsam – ohne physische Präsenz

Eingesetzte E-Signatur-Standards

• Einfache elektronische Signatur (EES): Die EES ist die einfachste Form der E-Signatur. Sie eignet sich für Dokumente mit geringem rechtlichen Risiko und ermöglicht das Signieren ohne vorherige Identitätsprüfung. Bei Bratschi kommt die EES für einfache interne Dokumente und unkritische Freigaben zum Einsatz.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Die FES bietet eine höhere Sicherheitsstufe durch einen verifizierten Schweizer Mobilnummern-Abgleich. Sie ist rechtsgültig für die grosse Mehrheit aller Geschäftsdokumente. Bei Bratschi wird die FES vor allem für Verträge eingesetzt, die erhöhte Anforderungen an die Identifizierbarkeit der Unterzeichnenden stellen.
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Die QES ist der höchste gesetzliche Signatur-Standard und der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt (Art. 14 Abs. 2bis OR). Sie setzt eine vorgängige Identitätsprüfung voraus. Bei Bratschi ist die QES der meistgenutzte E-Signatur-Standard: Prozessrechtlerinnen und -rechtler brauchen sie für elektronische Gerichtseingaben. Mit der bevorstehenden Einführung der Plattform von Justitia.Swiss wird die QES für Eingaben über diese Plattform voraussichtlich nicht mehr zwingend erforderlich sein. Gleichzeitig ist davon auszugehen, dass sich Gerichte und Behörden, die nicht an die Plattform angeschlossen sind, verstärkt an elektronischen Eingaben orientieren werden. Dadurch entstehen neue Einsatzbereiche für die QES.

Wie Bratschi von der E-Signatur profitiert 

Die Zahlen sprechen für sich. Allein im Jahr 2025 hat Bratschi durch den Einsatz von Skribble. Doch der Nutzen geht über Zahlen hinaus. Bratschi pflegt Nachhaltigkeitsberichte und Skribble liefert dazu jährlich konkrete Zahlen. Weniger Drucken bedeuten weniger Papier, weniger Porto, weniger CO₂. Das ist kein Nebeneffekt: Es ist ein aktiv kommunizierter Beitrag zur Nachhaltigkeitsstrategie der Kanzlei. Besonders eindrücklich: die Wachstumskurve. Seit Januar 2023 haben sich die monatlichen Signaturen bei Bratschi um rund 450 Prozent erhöht – von ca. 100 auf über 550 Signaturen pro Monat. Das Wachstum kam nicht von oben, sondern von unten: Je mehr Mitarbeitende die Vorteile der E-Signatur im Alltag erlebten, desto mehr setzten sie ein.

Was als Nächstes kommt

Der Blick von Bratschi geht nach vorne. Ein zentrales Thema für die Zukunft ist die Einführung von Justitia.Swiss, der digitalen Plattform für den elektronischen Rechtsverkehr mit Schweizer Gerichten. Diese wird neue Anforderungen an die elektronische Signatur für gerichtliche Eingaben mit sich bringen. Bratschi ist gut vorbereitet: Die Infrastruktur steht, die Mitarbeitenden sind erfahren, und die QES ist bereits heute der meistgenutzte Signatur-Standard.

Über Bratschi 

Bratschi AG ist eine der führenden und schnell wachsenden Wirtschaftskanzleien der Schweiz. Als Vollservice-Kanzlei beraten rund 120 Spezialistinnen und Spezialisten nationale und internationale Unternehmen, Privatpersonen sowie den öffentlichen Sektor in allen Bereichen des Wirtschafts- und Steuerrechts. Mit Standorten in Basel, Bern, Genf, Lausanne, St. Gallen, Zug und Zürich ist Bratschi in sieben wichtigen Schweizer Wirtschaftszentren verankert. Die Kanzlei legt grossen Wert auf eine persönliche und langfristige Beziehung zu ihren Klientinnen und Klienten sowie auf nachhaltige Unternehmensführung. Bratschi wird regelmässig von internationalen Rechtsverzeichnissen ausgezeichnet, darunter Chambers Europe, Chambers Global und Legal 500.

Über Annalisa Cagnazzo

Annalisa Cagnazzo ist Leiterin des Generalsekretariats und der bratschiACADEMY bei Bratschi AG. In ihrer Rolle als LegalTech Officer gestaltet sie die digitale Weiterentwicklung der Kanzlei aktiv mit. Dabei verbindet sie technologisches Verständnis mit juristischen Anforderungen und operativer Umsetzungskompetenz. Ihr Fokus liegt auf der Begleitung von LegalTech-Projekten, der Optimierung interner Prozesse sowie der praxisnahen Schulung von Mitarbeitenden im sicheren und effizienten Einsatz digitaler Technologien.