Digitaler Stempel – so funktioniert er

Rechnungen, Verträge, Genehmigungen – digitale Dokumente sind aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Doch sind Sie sich sicher, dass Ihre digitalen Dateien unveränderbar und authentisch bleiben? In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie digitale Stempel einsetzen können und welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten.

Im weiteren Verlauf des Artikels beleuchten wir, was digitale Stempel sind, wie sie sich von elektronischen Signaturen unterscheiden und in welchen Anwendungsbereichen sie genutzt werden können. Zudem zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit Skribble digitale Stempel erstellen und so Ihre Dokumente optimal absichern können.

Digitaler Stempel: Das Wichtigste in Kürze

• Ein digitaler Stempel wird von Organisationen genutzt, um die Authentizität und Unveränderbarkeit eines Dokuments sicherzustellen. Er eignet sich besonders für PDFs, Rechnungen und Verträge.
• Im Gegensatz zur elektronischen Signatur ist der digitale Stempel nicht personenbezogen, sondern repräsentiert eine juristische Person. Er schützt vor Manipulationen und garantiert die Herkunft eines Dokuments.
• Digitale Stempel erfüllen die Anforderungen der eIDAS-Verordnung. Qualifizierte elektronische Stempel sind in der gesamten EU rechtsverbindlich.

Was ist ein digitaler Stempel und wofür wird er verwendet?

Ein digitaler Firmenstempel, oft auch als elektronisches Siegel bezeichnet, dient dazu, die Authentizität und Unveränderbarkeit von digitalen Dokumenten sicherzustellen. Anders als eine elektronische Signatur wird der elektronische Stempel von Organisationen statt von natürlichen Personen verwendet. Er bestätigt, dass das Dokument von der entsprechenden Organisation stammt und seit der Stempelung nicht verändert wurde.

Typische Einsatzbereiche eines digitalen Stempels umfassen:

• Geschäftsdokumente: Zum Beispiel Rechnungen oder Angebote, bei denen es wichtig ist, die Herkunft und Integrität zu garantieren.
• Vertragsunterlagen: Arbeitsverträge oder Liefervereinbarungen, bei denen eine institutionelle Authentifizierung notwendig ist.
• Rechnungen und Steuerformulare: Um die gesetzlichen Anforderungen an die Unveränderbarkeit zu erfüllen.

Der digitale Stempel kommt in der digitalen Dokumentenverarbeitung, vor allem bei PDFs, häufig zum Einsatz. Einen PDF-Stempel zu erstellen, schützt nicht nur die Inhalte vor Manipulation, sondern erhöht auch das Vertrauen in die Echtheit der Dokumente. Wir bei Skribble bieten Ihnen die Möglichkeit, digitale Stempel unkompliziert und rechtskonform zu verwenden. Damit können Sie bis zu 99 % aller Dokumente direkt verarbeiten.

Digitaler Stempel vs. elektronische Signatur – Die Unterschiede

Ein digitaler Stempel für PDF und eine elektronische Signatur sind zwei Werkzeuge, die in der digitalen Dokumentenverarbeitung eine wichtige Funktion erfüllen, jedoch unterschiedliche Zwecke haben. Der Hauptunterschied liegt in der Nutzung und dem rechtlichen Status.

Der digitale Stempel wird von Organisationen genutzt, um die Authentizität und Unveränderbarkeit eines Dokuments sicherzustellen. Er bestätigt, dass das Dokument aus einer verlässlichen Quelle stammt und nach der Stempelung nicht verändert wurde. 

Die elektronische Signatur wird von natürlichen Personen verwendet, um ihre Identität zu bestätigen und ihre Zustimmung zu einem Dokument zu erklären. Sie ist somit eine persönliche Willenserklärung.

Es gibt zudem wichtige Unterschiede im rechtlichen Status und auch die Anwendungsbereiche sind verschieden. Dies haben wir für Sie in folgender Tabelle dargestellt:

Digitalen Stempel erstellen – kostenlos mit Skribble

Der elektronische Stempel bietet eine einfache Möglichkeit, Dokumente rechtssicher und eindeutig zu kennzeichnen. Mit Skribble können Sie unkompliziert einen PDF-Stempel erstellen. Folgen Sie dieser Anleitung, um ein Dokument mit einem digitalen Stempel Ihrer Organisation zu versehen:

Schritt 1: Dokument vorbereiten

Laden Sie das gewünschte Dokument in Skribble hoch. Stellen Sie sicher, dass die Datei vollständig und korrekt ist, bevor Sie mit dem Stempeln beginnen.

Schritt 2: Signierende bestimmen

Entscheiden Sie, ob nur Sie selbst oder mehrere Personen den Stempel anbringen sollen. Wählen Sie dazu entweder „Nur ich“ oder „Mehrere Personen“. Setzen Sie die Beweiskraft des Stempels auf „Hoch“, um maximale Rechtsgültigkeit sicherzustellen. Klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 3: Stempel auswählen

Wählen Sie „Siegel“ anstelle von „Signatur“ und wechseln Sie so in den Stempelmodus. Falls Ihr Admin einen visuellen Stempel hinterlegt hat, bringen Sie diesen an der gewünschten Stelle im Dokument an. Hinweis: Der visuelle Stempel hat keine Auswirkung auf die Rechtsgültigkeit.

Schritt 4: Digitales Stempeln abschließen

Klicken Sie auf „Jetzt siegeln“, um den Vorgang abzuschließen. Das Dokument wird nun mit dem digitalen Stempel Ihrer Organisation versehen.

Ist ein digitaler Stempel in Verträgen rechtsgültig?

Ein digitaler Stempel ist in Verträgen rechtsgültig, wenn er den Anforderungen der eIDAS-Verordnung (für die EU) entspricht. Diese Regelungen legen fest, dass ein digitaler Stempel die Authentizität des Absenders und die Integrität des Dokuments sicherstellen muss.

• Authentizität: Der Stempel muss eindeutig einer Organisation zugeordnet sein. Es dient als Nachweis, dass das Dokument tatsächlich von dieser Organisation stammt.
• Integrität: Ein digitaler Stempel schützt vor Manipulationen, da jede Änderung am Dokument nach dem Stempeln erkennbar wird.

Wie bei elektronischen Signaturen gibt es auch bei elektronischen Stempeln verschiedene Sicherheitsstandards:

1. Fortgeschrittenes elektronisches Siegel: Bietet hohe Sicherheit und wird häufig für interne Prozesse genutzt.
2. Qualifiziertes elektronisches Siegel: Erfüllt die strengsten Kriterien und ist in der gesamten EU rechtsverbindlich.

Ein digitaler Stempel kann die Unterschrift nicht ersetzen, da er die Funktion einer persönlichen Willensbekundung nicht erfüllt. Die Unterschrift bleibt notwendig, wenn eine persönliche Erklärung oder rechtliche Bindung einer natürlichen Person erforderlich ist. In solchen Fällen kann der Stempel ergänzend verwendet werden, um das Dokument zusätzlich abzusichern.

Beispiel: Digitales Zertifikat eines elektronischen Stempels, Zertifizierungsstelle Swisscom (Quelle: Skribble)

Rechtssicher und einfach mit Skribble signieren und stempeln

Digitale Stempel bieten Unternehmen die Möglichkeit, Dokumente rechtssicher und manipulationsgeschützt zu kennzeichnen. Eine Unterschrift ersetzen digitale Stempel hingegen nicht, denn sie dienen ausschließlich der Authentifizierung und Sicherung von Dokumenten, ohne eine persönliche Willenserklärung oder rechtliche Bindung einer natürlichen Person darzustellen.

Mit Skribble können Sie digitale Dokumente rechtsgültig signieren und stempeln – einfach und zuverlässig. Wir bieten Ihnen alle Signatur- und Stempelstandards, einschließlich der qualifizierten elektronischen Signatur und des qualifizierten elektronischen Stempels, die höchste Sicherheits- und Rechtsstandards erfüllen.

Digitaler Stempel – Häufige Fragen und Antworten

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