Dokumente digitalisieren: Einfach, schnell und sicher

Verträge drucken, unterschreiben, einscannen, verschicken – klingt umständlich? Wer digitale Dokumente nutzt, will auch schnell und sicher unterschreiben können. Doch nicht jede elektronische Signatur erfüllt die rechtlichen Vorgaben. Wie lassen sich Dokumente digital verwalten und dabei rechtsgültig signieren? In diesem Beitrag erfahren Sie, wie digitale Prozesse Ihren Arbeitsalltag erleichtern – von der Archivierung bis zur sicheren Unterschrift.

Papierstapel gehören der Vergangenheit an. Ob Rechnungen, Verträge oder Steuerunterlagen – digitalisierte Dokumente sparen Zeit und Platz. Doch erst mit einer rechtsgültigen Signatur wird der Prozess vollständig digital. Wir zeigen, worauf es bei der elektronischen Unterschrift ankommt und wie Skribble Sie dabei unterstützt.

Dokumente digitalisieren – Das Wichtigste in Kürze

• Digitale Dokumente sind schnell abrufbar und ersetzen papierbasierte Ablagen. So reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand und schaffen mehr Übersicht.
• Durchsuchbare Dokumente, automatisierte Abläufe und sichere Speicherung vereinfachen den Büroalltag. So lassen sich Prozesse beschleunigen und Fehler vermeiden.
• Elektronische Signaturen machen Verträge rechtsgültig und sparen den Weg zum Drucker. Skribble bietet alle Signatur-Standards für eine sichere Nutzung.

Warum Dokumente digitalisieren?

Dokumente in elektronischer Form zu verwalten, spart viel Zeit und Aufwand. Sie finden Unterlagen rasch wieder und können sie jederzeit gemeinsam verwenden. Gleichzeitig verringern Sie den Papierverbrauch und schonen dadurch wertvolle Ressourcen. So gestalten Sie Ihre Abläufe schlanker und umweltfreundlicher.

Wer auf gescannte Akten setzt, schafft mehr Platz und Klarheit. Ein Schrank voller Ordner? Wenn Sie Ihre Unterlagen digitalisieren, gehört das der Vergangenheit an. Lange Suchzeiten im Archiv entfallen ebenfalls, da sich alle Dateien zügig aufrufen lassen. So behalten Sie stets den Überblick und gewinnen mehr Freiraum für andere Aufgaben.

Wenn Sie Ihre Dokumente ins elektronische Format übertragen haben, lassen sie sich leichter sichern und jederzeit abrufen. Mit dieser Vorgehensweise verkürzen Sie Ihre Abläufe und sparen wertvolle Zeit. Zudem legen Sie den Grundstein, um auch weitere Prozesse wie Signaturen zu digitalisieren.

Welche Dokumente sollten digitalisiert werden?

Vertragsunterlagen, Rechnungen, Steuerdokumente und Personalakten gehören zu den häufigsten Papieren, die digitalisiert oder eingescannt werden. Diese Unterlagen enthalten wichtige Daten, die stets griffbereit sein sollten. Auch private Dokumente wie Versicherungsnachweise oder Kaufbelege können Sie bequem in elektronischer Form verwalten. So reduzieren Sie Papierstapel zu Hause oder im Büro.

Geschäftlich betrachtet profitieren Sie besonders von elektronischen Abläufen, wenn Ihr Alltag viele Verträge oder Zahlungsbelege umfasst. Durch klare Ordnerstrukturen behalten Sie dabei immer den Überblick. Prüfen Sie aber unbedingt die rechtlichen Vorgaben in Ihrem Land: Für Rechnungen und Steuerunterlagen gelten oft feste Aufbewahrungsfristen.

Welche Methoden gibt es für die Dokumenten-Digitalisierung?

Papierdokumente lassen sich auf verschiedene Weise in digitale Formate umwandeln. Je nach Menge, Verfügbarkeit von Geräten und gewünschter Funktionalität gibt es unterschiedliche Methoden.

Scannen am eigenen Schreibtisch

Für kleinere Papiermengen reicht ein einfaches Gerät, das schnell einsatzbereit ist. Wer regelmäßig größere Stapel digitalisieren muss, profitiert von einem professionellen Modell mit automatischem Einzug. Dadurch lässt sich die Arbeit erheblich beschleunigen, und die Scanqualität bleibt konstant hoch.

Erfassen per Smartphone

Eine flexible Alternative der Digitalisierung von Dokumenten ist das Scannen per Smartphone. Besonders praktisch ist diese Methode, wenn unterwegs Dokumente erfasst oder nur wenige Seiten digitalisiert werden sollen. Viele Apps erkennen automatisch die Ränder eines Dokuments und erstellen eine bearbeitbare Datei. Damit die Qualität nicht leidet, sollte auf eine gleichmäßige Beleuchtung geachtet werden.

Texterkennung (OCR)

Mit OCR (Optical Character Recognition) wird der gescannte Text durchsuchbar. So lassen sich Inhalte schnell finden, ohne dass einzelne Seiten manuell durchgeblättert werden müssen. Das erleichtert die digitale Archivierung und spart im Büroalltag wertvolle Zeit.

Dokumente sicher digital archivieren und verwalten

Eine verlässliche Ablage ist das Herzstück Ihrer elektronischen Verwaltung. Ob Sie dabei Cloud-Speicher oder einen eigenen Server bevorzugen, hängt von Ihren Vorgaben und Wünschen ab. Cloud-Dienste sind oft ohne großen Aufwand einsetzbar. Lokale Systeme bieten jedoch mehr Kontrolle über die Hardware. Beachten Sie jedoch, dass beide Varianten solide Sicherheitsmaßnahmen benötigen.

Unternehmen in Deutschland sind zur GoBD-konformen Aufbewahrung verpflichtet. Das bedeutet, dass Dokumente lesbar, unverändert und nachvollziehbar abgelegt werden müssen. Zusätzlich sollten Sie Zugriffsrechte präzise steuern, damit nur berechtigte Personen sensible Daten einsehen können. So schützen Sie sich vor unbefugtem Zugriff oder versehentlicher Änderung.

Bei einigen Unterlagen ist es ratsam, die Originale nicht sofort zu entsorgen. Wenn gesetzliche Richtlinien verlangen, bestimmte Papierdokumente aufzubewahren, empfehlen wir eine sorgfältige Prüfung der Bestimmungen. Durch elektronische Archivierung behalten Sie trotzdem jederzeit den Überblick und können Ihren Suchaufwand spürbar verringern.

Digitalisierte Dokumente direkt unterschreiben – so geht's

Wenn Sie Ihr eingescanntes Dokument fertiggestellt haben, lässt es sich direkt online signieren. Eine elektronische Signatur ersetzt das handschriftliche Unterzeichnen. Das bedeutet: Kein Ausdrucken, kein Hin- und Herschicken per Post. Stattdessen laden Sie die PDF-Datei einfach in einer E-Signatur-Plattform hoch und senden sie an alle Beteiligten.

Skribble bietet Ihnen mehrere Signatur-Standards an. Wählen Sie beispielsweise die fortgeschrittene elektronische Signatur für Verträge ohne besondere Formvorschrift. Bei bestimmten Dokumenten kann jedoch eine höhere Stufe notwendig sein, etwa die qualifizierte elektronische Signatur. Diese ist juristisch gleichwertig mit der Unterschrift auf Papier. Vorteile der elektronischen Signatur sind zum Beispiel:

• Reduzierter Zeitaufwand: Sie müssen nichts ausdrucken oder verschicken.
• Mehr Übersicht: Alle signierten Dateien finden Sie an einem Ort.
• Hohe Sicherheit: Dank klarer Authentifizierung ist nachvollziehbar, wer wann unterschrieben hat.
• Rechtliche Gültigkeit: Elektronische Signaturen erfüllen gesetzliche Anforderungen und sind in vielen Ländern anerkannt.
• Umweltfreundlich: Weniger Papierverbrauch schont Ressourcen und reduziert Abfall.

Um den Vorgang zu starten, laden Sie Ihre Datei hoch und legen fest, wer unterschreiben darf. Anschließend erhalten alle Beteiligten einen Einladungslink. Dort setzen sie ihre elektronische Unterschrift und geben das Dokument mit wenigen Klicks frei. Die rechtsgültige Bestätigung folgt automatisch, sodass das unterschriebene Dokument in Ihrem Alltag weiterverwendet werden kann.

Fazit: Dokumente digitalisieren und mit Skribble sicher unterzeichnen

Wer Dokumente digitalisiert, spart Zeit, reduziert Papierstapel und sorgt für eine bessere Übersicht. Ob Verträge, Rechnungen oder Steuerunterlagen – mit der richtigen Methode lassen sich Papierdokumente schnell in elektronische Form überführen. Scanner, Smartphone-Apps und Texterkennungstools bieten flexible Lösungen. Wichtig ist dabei, Dokumente sicher zu speichern und gesetzliche Vorgaben einzuhalten.

Die Digitalisierung ist jedoch nur der erste Schritt. Für viele Dokumente ist eine Unterschrift erforderlich und hier kommt die elektronische Signatur ins Spiel. Sie ersetzt das handschriftliche Unterzeichnen, spart Druck- und Versandkosten und beschleunigt Abläufe erheblich. Dank sicherer Authentifizierungsverfahren sind elektronische Signaturen nicht nur praktisch, sondern auch rechtsgültig.

Mit Skribble können Sie digitalisierte Dokumente direkt online unterschreiben und das sicher, einfach und ohne Medienbrüche. Unsere Plattform bietet alle Signatur-Standards, sodass Sie für jede Art von Dokument die passende Signatur finden. Nutzen Sie die Vorteile der elektronischen Unterschrift, um Ihre Arbeitsprozesse zu vereinfachen und Ihre Dokumente effizient zu verwalten.

Dokumente digitalisieren – Häufige Fragen und Antworten